Sekreter telefon başında hazırlıklı olmalı ve dikkatli olmalıdır.
Sekreter kendini hazırlamalı , telefon acmadan önce hazırlığını yapmalıdır.
Ne sorucak,ne söylicek,kim aranacak,neden arıyor,bilgilerin hepsini alıcak.Telefonda konusma içersinde eee,hmm gibi cümleler söylemeyecek . Sekreter iyi bir dinleyici olmalı konular açıklayıcı ve anlaşılır olmalıdır.Kararlı bir ses tonuyla cümlelerini ifade etmelidir.
Örneğin;Müdür bey şuan çok meşkul baglatı yapamayacagım özür dilerim , notunuz var ise ben alayım kendisine muhakkak iletirim.
Karmaşık ve zor durumlarda olumsuz tavır kişilere karşı olan sekreter terbiyesini bozmamalıdır.Telefonda düşünerek muhakeme gücü kullanarak en uygun kelimeler seçmeli , süslü ve abartılı konuşma sevdaysıyla doğallıktan uzaklaşmamalıdır.
